Nota pembelian adalah bukti transaksi yang diterima pembeli dari penjual atau supplier saat barang dibeli, kebalikan dari nota penjualan yang diterbitkan penjual. Dokumen ini penting buat kamu yang rutin belanja bahan baku, stok dagangan, atau perlengkapan kantor, karena jadi bukti pengeluaran sekaligus dasar pencatatan pembukuan. Panduan ini menjelaskan bedanya dengan dokumen serupa, elemen wajibnya, cara mengisi tiap bagian, sampai beberapa contoh untuk jenis usaha yang berbeda.
Bedanya Nota Pembelian dengan Nota Penjualan dan Purchase Order
Tiga dokumen ini berkaitan tapi diterbitkan dari sisi yang berbeda dan pada tahap transaksi yang berbeda pula. Nota pembelian kamu terima setelah barang dibayar, sementara dua dokumen lain punya posisi berbeda dalam alur belanja.
| Dokumen | Diterbitkan oleh | Kapan dipakai |
|---|---|---|
| Nota pembelian | Penjual/supplier, diterima pembeli | Setelah barang dibayar dan diserahkan |
| Nota penjualan | Penjual | Sama seperti nota pembelian, tapi dari sudut pandang penjual yang menerbitkannya |
| Purchase order (PO) | Pembeli | Sebelum transaksi, sebagai pemesanan resmi ke supplier |
Kalau kamu toko kecil yang belanja stok dari supplier langganan, biasanya cukup nota pembelian tanpa PO formal. PO baru relevan kalau volume pembelian besar atau supplier mensyaratkan pemesanan tertulis lebih dulu.
Elemen Wajib dalam Nota Pembelian
Nota pembelian yang lengkap memudahkan kamu mencocokkan barang yang diterima dengan yang dibayar, sekaligus jadi bukti kalau ada selisih atau komplain ke supplier.
| Elemen | Fungsi |
|---|---|
| Nomor nota | Identitas unik dari supplier, untuk pelacakan dan arsip |
| Tanggal pembelian | Menandai kapan transaksi terjadi |
| Nama supplier/toko | Identitas penjual, idealnya dengan alamat atau kontak |
| Rincian barang | Nama item, jumlah, harga satuan per baris |
| Total pembayaran | Jumlah akhir yang dibayarkan |
| Metode pembayaran | Tunai, transfer, atau termin, supaya jelas statusnya |
Nota tanpa rincian per item sering bikin kamu kesulitan saat mengecek stok yang masuk, terutama kalau belanja dari beberapa supplier dalam sehari.
Cara Mengisi Nota Pembelian, Langkah demi Langkah
Kalau kamu yang menerbitkan nota pembelian sendiri (misalnya sebagai pengganti nota dari supplier yang tidak menyediakan), urutan pengisian berikut membantu menghindari salah catat.
1. Tulis nomor dan tanggal nota
Nomor nota sebaiknya berurutan sesuai arsip pembelianmu sendiri, terpisah dari nomor nota yang mungkin sudah dipakai supplier. Tanggal ditulis lengkap supaya gampang dicocokkan dengan catatan kas keluar.
2. Isi identitas supplier dan pembeli
Nama supplier ditulis di bagian atas, lengkap dengan kontak kalau ada urusan retur nanti. Nama usahamu sebagai pembeli cukup ditulis singkat, kecuali supplier mensyaratkan data lebih lengkap untuk keperluan pajak.
3. Catat rincian barang yang dibeli
Tulis nama item, jumlah, dan harga satuan per baris, persis seperti yang tertera di nota asli dari supplier kalau kamu menyalinnya untuk arsip internal. Kalau ada potongan harga, catat sebagai baris terpisah.
4. Jumlahkan total dan catat metode pembayaran
Setelah semua item dijumlahkan, tulis total akhir dengan jelas, lalu catat cara pembayarannya, tunai, transfer, atau termin. Kalau pembayaran termin, tambahkan catatan jatuh tempo supaya tidak lupa.
Contoh Nota Pembelian untuk Beberapa Jenis Usaha
Format dasarnya sama, tapi detail yang dicatat bisa berbeda tergantung jenis barang yang dibeli.
Nota pembelian toko retail
Toko kelontong atau toko pakaian biasanya mencatat pembelian stok dari distributor, dengan rincian nama barang, ukuran atau varian, jumlah, dan harga satuan per baris untuk memudahkan pencocokan stok. Contohnya nota distributor tanggal 3 September 2026: mie instan 2 dus Rp210.000, kopi sachet 1 dus Rp185.000, gula pasir 10 kg Rp175.000, total Rp570.000 dibayar transfer. Simpan nota seperti ini per supplier supaya gampang membandingkan harga antar distributor.
Nota pembelian bahan baku produksi
Usaha F&B atau produksi kecil mencatat bahan baku seperti tepung, kemasan, atau bumbu, biasanya dengan satuan berat atau volume, plus tanggal kedaluwarsa kalau relevan untuk kontrol kualitas. Contohnya nota toko bahan kue: tepung terigu 5 kg Rp65.000, mentega 2 kg Rp90.000, dus kemasan 100 pcs Rp120.000, total Rp275.000 tunai. Catat tanggal kedaluwarsa di samping tiap bahan supaya tidak ada stok basi yang terpakai.
Nota pembelian ATK kantor
Pembelian alat tulis kantor biasanya dicatat per jenis barang dengan jumlah satuan, sering digabung dalam satu nota untuk beberapa item sekaligus dari satu toko. Contohnya nota toko ATK: kertas A4 2 rim Rp110.000, tinta printer 2 botol Rp150.000, pulpen 1 lusin Rp36.000, total Rp296.000. Satu nota gabungan seperti ini cukup untuk pengajuan reimbursement ke bagian keuangan.
Nota pembelian elektronik
Untuk pembelian perangkat seperti komputer atau printer, nota biasanya mencantumkan nomor seri atau garansi selain harga, karena berguna kalau ada klaim garansi di kemudian hari. Contohnya nota toko komputer: printer inkjet 1 unit Rp1.850.000 dengan nomor seri dan garansi resmi 1 tahun, plus tinta cadangan 1 set Rp350.000, total Rp2.200.000. Fotokopi atau scan nota ini, karena nota thermal mudah pudar sebelum masa garansi habis.
Yang Perlu Dicek Sebelum Menyimpan Nota Pembelian
Sebelum nota masuk arsip, cek dulu beberapa hal supaya tidak ada masalah saat rekonsiliasi kas atau klaim ke supplier.
Cocokkan jumlah barang di nota dengan yang benar-benar diterima, karena selisih jumlah paling sering luput saat barang datang terburu-buru. Periksa juga harga satuan sesuai kesepakatan awal, terutama kalau supplier sering mengubah harga tanpa pemberitahuan. Pastikan total di nota sudah benar secara perhitungan, dan simpan nota asli, bukan hanya foto, kalau supplier mensyaratkan nota fisik untuk klaim garansi atau retur di kemudian hari. Catat juga tanggal barang diterima kalau berbeda dengan tanggal nota, supaya umur piutang atau jadwal retur gampang dihitung. Untuk belanja rutin ke supplier yang sama, arsipkan nota per bulan supaya perbandingan harga antar bulan tinggal buka satu map.
FAQ Seputar Nota Pembelian
Apakah nota pembelian perlu materai?
Untuk transaksi jual beli barang sehari-hari, nota pembelian umumnya tidak memerlukan materai. Materai biasanya dibutuhkan untuk dokumen dengan nilai transaksi besar atau perjanjian tertentu, bukan nota pembelian biasa.
Apa bedanya nota pembelian dan kwitansi?
Nota pembelian mencatat rincian barang yang dibeli, sementara kwitansi lebih fokus sebagai bukti bahwa sejumlah uang sudah diterima atau dibayarkan, tanpa rincian barang selengkap nota.
Bagaimana kalau supplier tidak memberi nota?
Kamu bisa membuat nota pembelian sendiri sebagai catatan internal, terutama untuk belanja dari pasar atau perorangan yang tidak menyediakan nota resmi. Catat detail yang sama seperti nota pada umumnya supaya tetap berguna untuk pembukuan.
Kesimpulan
Nota pembelian membantu kamu melacak apa saja yang sudah dibeli dan dari siapa, cukup dengan elemen wajib yang lengkap dan konsisten setiap transaksi. Kalau kamu juga perlu menerbitkan nota untuk penjualan sendiri, baca contoh nota penjualan. Untuk transaksi yang belum lunas atau butuh tagihan resmi, lihat juga cara membuat invoice sendiri atau contoh kwitansi sebagai bukti pembayaran. Ada pertanyaan soal pencatatan transaksi usahamu? Hubungi tim kami lewat WhatsApp.
